Czym jest agrofobia?

Agrofobia – to słowo, które w dzisiejszych czasach zyskuje coraz większą uwagę. Ale czy naprawdę wiemy, co oznacza? Czy jest to po prostu niechęć do przestrzeni zewnętrznej, czy może coś znacznie …

Czy warto skorzystać z usług biura tłumaczeń?

W dobie globalizacji i rosnącej mobilności tłumaczenia językowe stały się koniecznością. Przekazywanie informacji w różnych językach jest niezbędne zarówno dla osób prywatnych, jak i firm działających na międzynarodowym rynku. Chociaż wiele …

Transport drogowy – co to?

Transport drogowy to jeden z kluczowych elementów współczesnej logistyki. W dobie globalizacji i rosnącego znaczenia handlu międzynarodowego, znaczenie tego sektora stale wzrasta. Ale co to jest transport drogowy? Aby dokładnie zrozumieć …

roleta

Elektroniczny obieg dokumentów to pojęcie, które zyskuje na znaczeniu w dzisiejszym cyfrowym świecie. Coraz więcej firm i instytucji przechodzi na cyfryzację swoich procesów, w tym przepływu dokumentacji. Ale co to jest elektroniczny obieg dokumentów? Jakie są jego zalety? W niniejszym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania.

Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

Elektroniczny obieg dokumentów to proces przeniesienia tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów na platformę elektroniczną. Obejmuje on tworzenie, przesyłanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentów w formacie cyfrowym.

W elektronicznym obiegu dokumentów wszystkie etapy przepływu informacji są realizowane za pomocą oprogramowania i systemu komputerowego. Dokumenty są skanowane a następnie przekształcane na format cyfrowy (np. PDF) i przetwarzane przez odpowiednie aplikacje do zarządzania treścią lub systemy workflow.

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Oto kilka głównych zalet elektronicznego obiegu dokumentów:

  1. Efektywność czasowa: elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze przemieszczanie się informacji i dokumentów między pracownikami, co skraca czas przetwarzania i podejmowania decyzji. Eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania się dokumentów między różnymi biurami czy departamentami. 
  2. Redukcja kosztów: elektroniczne zarządzanie dokumentacją przyczynia się do redukcji kosztów związanych z drukiem, kopiowaniem, przechowywaniem i przemieszczaniem papierów. Ponadto eliminuje potrzebę konserwacji i utrzymania fizycznych archiwów.
  3. Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów: elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak kontrola dostępu, śledzenie zmian czy szyfrowanie danych. To przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów w porównaniu do ich papierowych odpowiedników. 
  4. Łatwiejsze wyszukiwanie i indeksowanie: elektroniczne dokumenty są łatwiejsze do indeksowania i wyszukiwania dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania. Pracownicy mogą szybko i skutecznie odnajdywać potrzebne informacje bez konieczności przeszukiwania papierowych dokumentów.
  5. Elastyczność i skalowalność: elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją są zazwyczaj elastyczne i skalowalne, co oznacza, że mogą dostosować się do zmieniających się potrzeb organizacji oraz rosnącej ilości dokumentów. 
  6. Łatwa integracja z innymi systemami: systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną mogą łatwo integrować się z innymi systemami w organizacji, co umożliwia płynną wymianę danych między różnymi platformami.
  7. Zachowanie zgodności i śledzenie historii: elektroniczne systemy umożliwiają śledzenie historii dokumentów, co jest kluczowe dla utrzymania zgodności z przepisami prawnymi. Systemy te często oferują funkcje, które pozwalają na utrzymanie pełnej ścieżki audytowej.

Z uwagi na powyższe korzyści, wiele organizacji decyduje się na przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, co przyczynia się do zwiększenia efektywności, redukcji kosztów oraz poprawy ogólnej jakości obsługi dokumentów.