Elektroniczny obieg dokumentów to pojęcie, które zyskuje na znaczeniu w dzisiejszym cyfrowym świecie. Coraz więcej firm i instytucji przechodzi na cyfryzację swoich procesów, w tym przepływu dokumentacji. Ale co to jest elektroniczny obieg dokumentów? Jakie są jego zalety? W niniejszym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to?
Elektroniczny obieg dokumentów to proces przeniesienia tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów na platformę elektroniczną. Obejmuje on tworzenie, przesyłanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentów w formacie cyfrowym.
W elektronicznym obiegu dokumentów wszystkie etapy przepływu informacji są realizowane za pomocą oprogramowania i systemu komputerowego. Dokumenty są skanowane a następnie przekształcane na format cyfrowy (np. PDF) i przetwarzane przez odpowiednie aplikacje do zarządzania treścią lub systemy workflow.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Oto kilka głównych zalet elektronicznego obiegu dokumentów:
- Efektywność czasowa: elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze przemieszczanie się informacji i dokumentów między pracownikami, co skraca czas przetwarzania i podejmowania decyzji. Eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania się dokumentów między różnymi biurami czy departamentami.
- Redukcja kosztów: elektroniczne zarządzanie dokumentacją przyczynia się do redukcji kosztów związanych z drukiem, kopiowaniem, przechowywaniem i przemieszczaniem papierów. Ponadto eliminuje potrzebę konserwacji i utrzymania fizycznych archiwów.
- Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów: elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak kontrola dostępu, śledzenie zmian czy szyfrowanie danych. To przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów w porównaniu do ich papierowych odpowiedników.
- Łatwiejsze wyszukiwanie i indeksowanie: elektroniczne dokumenty są łatwiejsze do indeksowania i wyszukiwania dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania. Pracownicy mogą szybko i skutecznie odnajdywać potrzebne informacje bez konieczności przeszukiwania papierowych dokumentów.
- Elastyczność i skalowalność: elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją są zazwyczaj elastyczne i skalowalne, co oznacza, że mogą dostosować się do zmieniających się potrzeb organizacji oraz rosnącej ilości dokumentów.
- Łatwa integracja z innymi systemami: systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną mogą łatwo integrować się z innymi systemami w organizacji, co umożliwia płynną wymianę danych między różnymi platformami.
- Zachowanie zgodności i śledzenie historii: elektroniczne systemy umożliwiają śledzenie historii dokumentów, co jest kluczowe dla utrzymania zgodności z przepisami prawnymi. Systemy te często oferują funkcje, które pozwalają na utrzymanie pełnej ścieżki audytowej.
Z uwagi na powyższe korzyści, wiele organizacji decyduje się na przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, co przyczynia się do zwiększenia efektywności, redukcji kosztów oraz poprawy ogólnej jakości obsługi dokumentów.
